10 tactiques pour attirer des e-participants et des partenaires

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Cela ne fait plus de doute, le digital s’installe de plus en plus dans l’événementiel. Les récentes études démontrent que le marché de l’événement virtuel est en pleine croissance :

-          En 2012, il a augmenté de 53.10 % pour représenter 40 Millions d’euros

-          En 2014, il devrait représenter 200 Millions d’euros

Les entreprises et organisateurs d’événements se tournent donc de plus en plus vers des événements digitaux ; qui représentent de nouveaux leviers stratégiques notamment pour les directions marketings, commerciales et de la communication.

En effet, les événements virtuels offrent une nouvelle façon de toucher une plus large audience en France comme à l’international tout en optimisant les dépenses liées à l’organisation de l’événement.

Dans cet article, nous allons vous présenter 10 tactiques permettant de créer des événements virtuels réussis.

Tactique 1 : S’associer à des partenaires

La première clé d’un e-événement est de s’associer à des partenaires pouvant générer une audience

Prenons deux exemples:

Une marque de prêt à porter retransmet en direct un défilé de lancement de collection. En s’associant à un ou plusieurs partenaires médias féminins online, celle-ci peut démultiplier l’audience qui suivra l’événement en ligne en capitalisant sur un support disposant d’une audience naturelle importante avec une forte appétence pour la mode.

Une institution publique organise une conférence sur un sujet de société pouvant intéresser un grand nombre de citoyens. Il est vivement recommandé d’identifier des partenaires médias à forte audience souhaitant proposer le contenu vidéo live à son lectorat.

Comme nous venons de le voir voici deux questions pour nous aider à choisir le bon partenaire :

Est-ce que ce partenaire convient à mon audience cible ?
Les 2 exemples ci-dessus soulignent parfaitement le bénéfice principal de la tactique n°1 : un média online partenaire bien ciblé et à forte audience permet à un e-événement de démultiplier sa visibilité. En proposant au média partenaire de retransmettre sur son propre site le contenu en direct et/ou en différé, je m’assure de démultiplier l’audience de mon e-événement.

Est-ce que l’événement virtuel sera bénéfique pour le partenaire ?

Le partenaire média doit également y trouver son compte : Le contenu proposé doit être pertinent pour ses internautes afin de leur offrir un accès privilégié à une information. Ainsi, il peut fidéliser son audience existante et attirer de nouveaux internautes qui viendront pour suivre l’événement.

Tactique 2 : Capitaliser sur les Relations Publiques

Pour les événements virtuels s’adressant au grand public, 2 leviers pour générer du trafic le jour J :

Le 1er est de capitaliser sur les outils de médiatisation tels que relation presse, relation avec les e-influenceurs ou encore réseaux sociaux de l’entreprise pour faire connaitre le plus largement possible l’événement.

Le 2nd est d’encourager les partenaires de l’e-événement à communiquer auprès de leurs propres réseaux et à médiatiser l’événement. En démultipliant les actions de relations publiques et relations presse de toutes les parties prenantes, l’événement virtuel s’assurer de toucher une audience plus large

Tactique 3 : Impliquer les participants et les intervenants

Les participants et intervenants peuvent également être un excellent levier de promotion du e-événement. Ainsi, il est pertinent de leur suggérer d’utiliser leurs propres ressources (base de données, réseaux presses, blogueur influant…) pour communiquer auprès de leur audience sur leur intervention ou participation. C’est un moyen peu couteux pour diffuser l’information et augmenter la présence d’internautes aux événements virtuels.

Tactique 4 : Adopter une démarche intelligente d’achat d’espace ciblé

Dans certains cas, il peut s’avérer pertinent d’avoir recours à l’achat d’espace ciblé sur des sites web pertinents avec pour objectif d’orienter les internautes vers la page de l’événement. Un investissement – même restreint – s’il est correctement alloué, peut avoir des retombées extrêmement positives avec des visiteurs intéressés sur l’événement digital.

Tactique 5 : Capitaliser sur les bases de données

Cette tactique consiste à l’envoi d’emails par l’organisateur de l’événement et ses partenaires à leur base de données internes pour la promotion de ces événements virtuels. En effet, les salariés ou collaborateurs peuvent être les premiers intéressés par le sujet et devenir ainsi prescripteurs et donc relais efficaces de communication auprès de leur propre réseau.

Au même titre qu’un événement « traditionnel », l’exploitation intelligente de bases de données externes peut permettre de toucher une audience plus large, intéressée et devenant elle-même média d’influence.

Tactique 6 : Rappeler aux personnes inscrites le déroulement de l’événement

Si la participation à l’événement virtuel nécessite une inscription préalable de l’e-participant, des campagnes de relance doivent être mises en place afin de rappeler régulièrement les informations essentielles.

Dans certains cas, des emails « pédagogiques » peuvent être envoyés à quelques jours de l’événement virtuel afin d’expliquer le concept du e-événement, ses pré requis éventuels ou encore les fonctionnalités que l’internaute pourra y trouver.

De manière générale, les meilleurs moments pour effectuer un rappel de connexion à l’événement sont le jour précédent et le jour de l’événement en fournissant de nouveaux des informations sur le déroulement et en y intégrant le programme et un rappel éventuel des données d’identification.

Tactique 7 : Utiliser les réseaux sociaux pour attirer des e-participants

En fonction de la nature du e-événement, sa promotion sur les réseaux sociaux va différer. Ainsi, il est important de définir en priorité quelles sont les cibles prioritaires et ou elles échangent. Facebook, Linkedin, Vidéo,Twitter, Google+, Youtube, Pinterest, Instragram ou encore Tumblr peuvent tous avoir un intérêt dans la promotion et/ou la retransmission du e-événement.

Néanmoins, il est primordial de définir un objectif, une stratégie et donc des actions pour chacun d’entre eux en fonction du e-événement et de sa cible.

Tactique 8 : Mettre en avant les bénéfices du e-événement pour le participant

Pour chaque événement virtuel il existe des bénéfices pour les e-participants.

Les identifier en amont permet de les souligner et de les valoriser afin d’encourager un maximum d’internautes à se connecter et suivre l’événement.

Dans certains cas, une excellente manière d’encourager la participation est de souligner le gain de temps de trajet. Dans d’autres cas, il faudra capitaliser sur le contenu que l’internaute ne pourra pas obtenir ailleurs qu’en se connectant pour suivre le e-événement sur Internet.

A noter que les principales raisons pour lesquelles les internautes suivent un événement online sont :

·         Informatif : Avoir accès à un contenu

·         Divertissant : Interagir avec les autres e-participants et/ou intervenants

·         Economique : Economiser du temps et de l’argent

Tactique 9 : Capitaliser sur une plateforme dédiée mise à jour régulièrement

Un événement virtuel ne peut plus exister sans une plateforme web dédiée. Celle-ci doit être mise à jour régulièrement et exister avant, pendant et après l’événement.
L’objectif est bien de faire vivre l’événement plus longtemps en proposant du contenu adapté aux différentes étapes de « vie » du e-événement.

A minima, voici les éléments essentiels à proposer aux e-participants :

·         Espace d’inscription

·         Programme

·         Retransmission en direct

·         Modules d’interactivité et d’échanges avant, pendant et après

·         Retransmission en différé

·         Programme éventuel des prochains live

D’autres fonctionnalités fidélisent l’audience et permettent d’augmenter le temps passé telles que :

·         Serious game

·         Module de prise de rendez-vous

·         Photothèque et médiathèque

·         Vidéo pédagogique

Tactique 10 : Utiliser le serious game et le jeu concours comme leviers de motivation

Le gaming s’il est intelligemment mis en place permet d’offrir aux internautes une motivation supplémentaire pour participer au e-événement, à se connecter sur la plateforme et interagir entre eux ou avec l’organisateur.

Ainsi, la participation à l’événement virtuel peut être encouragée en ajoutant un dispositif de gaming visant à offrir à l’internaute ayant le plus contribué sur la plateforme un lot à définir (cadeau, bon de réduction, voyage, visite, interview exclusif, avant-première…)

crédits photo : © buchachon – Fotolia.com

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